Embauche : depuis le 1er août 2011, une seule déclaration suffit (DPAE)
Le dispositif des déclarations à effectuer lors de vos embauches est réformé. Désormais, la « déclaration unique d’embauche » disparaît au profit d’une déclaration préalable à l’embauche rénovée.
Une seule formalité doit être effectuée préalablement à vos embauches, à compter du 1er août 2011.
La nouvelle déclaration préalable à l’embauche permettra de renseigner l’URSSAF (à l’exception des salariés agricoles) sur les points suivants :
Principale nouveauté, la déclaration doit être effectuée par envoi électronique.
Si vous relevez du régime général de la Sécurité sociale, vous devez simplement vous inscrire préalablement à un service d’authentification.
Pour accomplir cette formalité, vous devez fournir :
- Le numéro d’identification de l’établissement employeur ;
- le numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans les 14 mois précédents ;
- la date et l’heure d’embauche ;
- la nature et la durée du contrat de travail ;
- la durée de la période d’essai éventuelle, pour :
o tout contrat CDI,
o tout CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.
A défaut de déclaration électronique, il vous faut remplir un formulaire spécifique (à paraître), à retourner à l’URSSAF. L’envoi peut être réalisé par télécopie ou par lettre recommandée avec avis de réception.
Vous devez conserver les preuves de l’envoi de la déclaration jusqu’à réception d’un accusé de réception de la déclaration émis par l’URSSAF.
Les délais à respecter
La déclaration doit être effectuée au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche.
L’URSSAF dispose alors de 5 jours, à compter de la réception, pour accuser réception de la déclaration effectuée.
Conservez impérativement l’avis de réception jusqu’à ce que vous ayez déclaré les rémunérations du salarié aux organismes chargés du recouvrement (URSSAF, etc.).
L’information du salarié
Pour informer le salarié de l’effectivité de ces démarches, vous devez remettre au salarié, au choix :
Nous mettons à la disposition de nos clients une fiche de synthèse à compléter et à nous retourner afin que nous effectuions la DPAE ainsi que la rédaction du contrat de travail. (contactez nous avant l'embauche).
Par ailleurs, malgré l'obligation d'information de l'URSSAF auprès de la médecine du travail, - qui reste défaillante sur ce point -, il est impératif que vous contactiez la médecine du travail afin de convenir sans délai d'un rendez vous du salarié avec le service de la médecine du travail.
Une seule formalité doit être effectuée préalablement à vos embauches, à compter du 1er août 2011.
La nouvelle déclaration préalable à l’embauche permettra de renseigner l’URSSAF (à l’exception des salariés agricoles) sur les points suivants :
- l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
- l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
- l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
- la demande d’examen médical d’embauche.
Principale nouveauté, la déclaration doit être effectuée par envoi électronique.
Si vous relevez du régime général de la Sécurité sociale, vous devez simplement vous inscrire préalablement à un service d’authentification.
Pour accomplir cette formalité, vous devez fournir :
- Le numéro d’identification de l’établissement employeur ;
- le numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans les 14 mois précédents ;
- la date et l’heure d’embauche ;
- la nature et la durée du contrat de travail ;
- la durée de la période d’essai éventuelle, pour :
o tout contrat CDI,
o tout CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.
A défaut de déclaration électronique, il vous faut remplir un formulaire spécifique (à paraître), à retourner à l’URSSAF. L’envoi peut être réalisé par télécopie ou par lettre recommandée avec avis de réception.
Vous devez conserver les preuves de l’envoi de la déclaration jusqu’à réception d’un accusé de réception de la déclaration émis par l’URSSAF.
Les délais à respecter
La déclaration doit être effectuée au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche.
L’URSSAF dispose alors de 5 jours, à compter de la réception, pour accuser réception de la déclaration effectuée.
Conservez impérativement l’avis de réception jusqu’à ce que vous ayez déclaré les rémunérations du salarié aux organismes chargés du recouvrement (URSSAF, etc.).
L’information du salarié
Pour informer le salarié de l’effectivité de ces démarches, vous devez remettre au salarié, au choix :
- une copie de la déclaration préalable d’embauche ;
- une copie de l’accusé de réception transmis par l’URSSAF ;
- ou son contrat de travail écrit, sur lequel est mentionné l’URSSAF destinataire de la déclaration.
Décret n° 2011-681 du 16 juin 2011, relatif à la fusion de la déclaration préalable à l’embauche et de la déclaration unique d’embauche, JO du 18 juin 2011
Arrêté du 19 juillet 2011 pris en application de l'article R. 1221-6 du Code du travail, JO du 27 juillet 2011
Nous mettons à la disposition de nos clients une fiche de synthèse à compléter et à nous retourner afin que nous effectuions la DPAE ainsi que la rédaction du contrat de travail. (contactez nous avant l'embauche).
Par ailleurs, malgré l'obligation d'information de l'URSSAF auprès de la médecine du travail, - qui reste défaillante sur ce point -, il est impératif que vous contactiez la médecine du travail afin de convenir sans délai d'un rendez vous du salarié avec le service de la médecine du travail.
