Frais de repas des dirigeants ... le casse-croûte sans casse-tête

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Le montant des frais de repas du dirigeant représentent, parfois, une surprise lors de l’examen annuel des comptes.


 

Frais de repas des dirigeants ... Le casse-croûte sans casse-tête !

Deux catégories de frais de repas sont déductibles de votre résultat

1 - Les frais de déjeuners d’affaires, sont déductibles sans restriction

Dès qu’ils sont :

• dûment justifiés, 
• engagés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité,
• proportionnés ou « raisonnables »,
les frais de repas du gérant engagés lors d’une invitation au restaurant de prospects ou clients ouvrent toujours droit à déduction. 

Vous devez systématiquement préciser pour chaque repas sur la facture du restaurant :
• L’identité de vos invités,
 
• Les sociétés qu’ils représentent.
En matière de TVA, la taxe sera récupérable, également sous ces conditions.
Nous vous recommandons, à ce titre, de conserver vos agendas.

Pour en finir avec les on-dits :
  • Dans la question-réponse n° 102 d‘une circulaire publiée le 24 novembre 2005, l'administration avait défini le critère d'abus manifeste pour la prise en charge des frais de repas Ainsi, au-delà d'un repas d'affaire par semaine ou de cinq repas par mois, les repas étaient considérés comme des avantages en nature nourriture. Cette limite quantifiée est désormais abandonnée.
Les frais sont également remboursés lorsqu’ils correspondent à un déplacement professionnel : congrès ou salon, formations, livraison…

2 - Les frais de restauration si vous déjeunez seul : déductibles sous conditions


La déduction des frais de repas du gérant déjeunant seul est strictement encadrée.

Seuls les gérants d’EURL à l’impôt sur le revenu ou entrepreneurs individuels (http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/474-PGP.html?identifiant=BOI-BIC-CHG-10-10-10-20180207) peuvent déduire leurs frais de repas personnel pris sur le lieu de travail de leur résultat. 

Attention : pour les entrepreneurs individuels soumis à l'Impôt sur les Sociétés (ceux ayant opté à l’assimilation à une EURL soumise à l'impôt sur les sociétés) ne sont pas éligibles à la déductibilité visée au paragraphe précédent.

Et seulement si :
• Les frais de repas sont dûment justifiés (facture de restaurant).
• Les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas à l’entrepreneur de rentrer déjeuner chez lui.

A noter, cette distance ne doit pas être « anormalement élevée » ou si c’est le cas, précisent les services des impôts, cela ne doit pas résulter d’un choix délibéré du contribuable. En cas de contrôle, chaque situation sera évaluée au cas par cas.
En effet, l’éloignement doit être suffisamment important pour motiver la prise de repas hors du domicile mais néanmoins limité afin de ne pas être interprété comme résultant de la seule volonté du contribuable et qualifié de dépense personnelle non déductible.
Pour l’appréciation du caractère normal de la distance, il est notamment tenu compte de l’étendue et de la configuration de l’agglomération où se trouve le domicile du contribuable et des lieux d’exercice de l’activité ainsi que de la nature même de l’activité exercée (activité obligeant à de fréquentes interventions sur le terrain ou dans d’autres entreprises par exemple) et de l’implantation de la clientèle, lesquelles peuvent nécessiter des déplacements au-delà des limites de l’agglomération où se situe le domicile du contribuable.
Il peut également être tenu compte des horaires de travail du contribuable (horaires d’ouverture et de fermeture du magasin le midi par exemple). Cette appréciation résulte essentiellement d’un examen au cas par cas des conditions d’exercice de l’activité professionnelle, sous le contrôle du juge de l’impôt.

 


Les frais de repas sont déductibles de votre résultat. Mais leur déduction est limitée :
• Ils ne peuvent excéder 20,20 € (base 2023).
• La part correspondant au coût d’un repas pris au domicile ne peut être déduite. Son montant est évalué tous les ans (5,20 € pour 2023).
En conséquence, la part fiscalement déductible pour chaque repas est au maximum de :                  2023 : 20,20 – 5,20 = 15,00 € (pour 2023)   
Concrètement, en 2023, si vous êtes gérant d'une EURL à l'impôt sur le revenu :
  • Pour un repas de 17.20 €, la charge déductible ne pourra pas dépasser : 17,20 – 5,20 = 12,00 €
  • Pour un repas de 40 €, la charge déductible sera de : 20,20 – 5,20 = 15,00 €


 Tableau - Montant maximal déductible des frais supplémentaires de repas (par jour) en fonction de l'année d'engagement des dépenses

2021

2022

2023

Évaluation forfaitaire de l'avantage en nature nourriture

4,95 €

5,00 €

5,20 €

Limite d'exonération

19,10 €

19,40 €

20,20 €

Montant maximal déductible par jour

14,15 €

14,40 €

15,00 €







Dans tous les cas :
 
En revanche, aucun remboursement forfaitaire n’est possible.
  • Vous devez systématiquement vous rembourser vos notes de frais à l’euro près, sur présentation de justificatifs.


Et pour gérer vos frais, notre outil note de frais : 









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(c) Philippe DUPORTAIL - Expert Comptable Dunkerque
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Tags : Frais de restaurant, repas, repas dirigeant, repas chef d'entreprise

 

Pays/territoire : 91 Rue Jules Ferry, 59240 Dunkerque / Rosendaël, France

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