PAF ... attention danger
Piste d’audit fiable de vos factures (PAF)
L’Administration Fiscale réclame désormais systématiquement aux contribuables vérifiés la documentation de leur piste d’audit fiable.
Qu’est ce que c’est ?
La piste d’audit fiable et les contrôles documentés et permanents qui la composent permettent à l’Administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction, du début jusqu’à la fin de l’opération.L’objectif pour l’Administration fiscale est de s’assurer qu’aucune fraude n’a été commise et que les transactions ont été réalisées conformément à la réglementation en vigueur.
Comme en matière de contrôle interne, elle doit permettre de reconstituer dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, de son origine (par exemple, le bon de commande), jusqu’au paiement et à l’archivage de la facture.
Elle s’impose sur l’ensemble des opérations économiques de l’entreprise :
- Sur le processus de vente
- Sur le processus des achats
La vérification de la documentation de la piste d’audit fiable fait désormais partie des incontournables points de contrôle de l’administration fiscale (avec le Fichier des Écritures Comptables et la documentation des prix de transfert pour les contribuables concernés) ; la documentation de la PAF est désormais systématiquement réclamée aux assujettis en début de contrôle fiscal.
Selon certains avocats, cela représente désormais plus de 60 % de leur chiffre d’affaires : justifiant ainsi l’intérêt de l’Administration Fiscale et donc le vôtre …
Ainsi, le Bulletin Officiel des Impôts « Il appartient à chaque assujetti de déterminer, en fonction de sa propre organisation, l'ampleur et les moyens des contrôles qu'il doit mettre en place pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues. »
Il n’existe donc pas de règle stricte.
En effet, « La taille de l'entreprise, la nature de son activité, ses systèmes d'informations, la volumétrie des factures qu'elle émet et qu'elle reçoit sont des paramètres à prendre en compte pour déterminer le niveau adéquat de contrôles. D'autres paramètres peuvent également être pris en considération.
Les contrôles mis en place par une très petite entreprise ou une moyenne entreprise seront naturellement différents de ceux mis en place par une grande entreprise. »
Ainsi, « dans une très petite entreprise, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant mis en place par l'assujetti. »
Ainsi, chacun des éléments suivants doit être conservé et tracé :
- le devis qui devient le bon de commande,
- par la suite validé, le bon de livraison (avec l'impact des retours éventuels)
- et enfin la facturation (également avec l'impact des avoirs éventuels).
Les contrôles établissant la piste d'audit doivent permettre de s'assurer que le passage de l'un à l'autre des documents précité est traçable dans les deux sens.
Les contrôles établissant la piste d'audit sont organisés et permanents. Ils sont choisis par l'entreprise et mis en œuvre sous sa responsabilité :
- pour garantir les conditions d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité des factures ;
- pour maîtriser le fonctionnement de son système d'émission, de transmission et de réception des factures ;
- pour garantir que les factures émises et reçues correspondent à la réalisation d'une livraison de biens ou d'une prestation de services effectivement réalisée.
Les contrôles doivent permettre à l’assujetti de vérifier si la substance de la facture est correcte c’est-à-dire si la prestation rendue ou le bien livré est bien conforme à la présentation qui en est faite sur la facture (en quantité et en qualité) et si l’émetteur de cette dernière dispose dès lors d’un droit à paiement.
Tant chez l'émetteur que chez le récepteur de la facture, les contrôles doivent garantir la réalité des opérations et permettre à l'assujetti qui les a mis en place de s’assurer :
- que les données relatives à la facture sont complètes et exactes et qu'elles n'ont pas été modifiées ;
- que la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment ;
- que la facture ne fait pas l'objet d'un double traitement ou enregistrement ;
- que les mentions obligatoires figurent sur la facture ;
- que la facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle et que l'ensemble des transactions a été pris en compte dans l'ordre chronologique ;
- que les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur ;
- que les risques significatifs, qu'ils soient opérationnels (défaillance du système informatique de facturation qui émet des factures dont les mentions sont inexactes) ou financiers (système informatique de facturation générant des factures d'un montant erroné), sont pris en compte c'est-à-dire identifiés et maîtrisés.
Ces contrôles doivent être documentés c'est-à-dire être décrits, présentés et expliqués par l'entreprise. L'objectif de la documentation est de montrer que les contrôles mis en place par l'entreprise sont effectifs et réels, et de permettre à l'administration de les appréhender facilement lors d'un contrôle.
La démarche s’apparente notamment aux préconisations que nous vous avions signalé dans le cadre de la lutte contre la fraude Carrousel
Éléments de contrôle à mettre en œuvre lors de la création des fiches client ou fournisseurs
Quels risques :
- Application de la TVA omises en cas de facturation intracommunautaire indue
- Amende de 5 % sur les factures de vente
- Rejet de la déductibilité de la TVA sur vos achats (20 % des achats)
- Amende forfaitaire de 15 euros par facture et par mention erronée ou manquante
- Amende égale à 50 % des sommes versées ou reçues pour des adresses des fournisseurs ou clients travesties ou dissimulée ou facturation fictive
- 40 % de majoration des droits en cas de manquement délibéré et 80 % en cas d'abus de droit et ou manœuvres frauduleuses
- s'ajoutant aux intérêts de retard, non déductibilités des charges, etc...
Source :
BOFIP BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018
http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/ext/pdf/createPdfWithAnnexePermalien/BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018.pdf?doc=8865-PGP&identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20131018
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(c) Philippe DUPORTAIL - Expert comptable Dunkerque
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