Sécuriser le remboursement des frais kilométriques des dirigeants ...
Dans de nombreuses sociétés, les dirigeants ou associés utilisent leur véhicule personnel pour les besoins de l’activité (visites clients, chantiers, réunions, déplacements entre sites, etc.). Les dépenses afférentes à ces déplacements peuvent être prises en charge par la société sous forme de remboursements de frais kilométriques, souvent versés via les comptes courants d’associés.
Les décisions récentes mettent en lumière une exigence probatoire élevée : carnets ou tableaux de suivi des kilomètres, identification du véhicule, pièces démontrant la réalité des déplacements et leur lien avec l’activité, cohérence avec les barèmes fiscaux, etc. En l’absence de telles preuves, les contribuables s’exposent à des redressements significatifs, assortis éventuellement de pénalités pour manquement délibéré.
La présente note expose :
- les règles générales de déductibilité des charges et des frais kilométriques ;
- les exigences de justification posées par la doctrine et la jurisprudence ;
- les conséquences fiscales en cas de défaut ou d’insuffisance de justificatifs, au niveau de la société et des dirigeants/associés ;
- les bonnes pratiques à mettre en place pour sécuriser ces remboursements.
FRAIS KILOMÉTRIQUES DES DIRIGEANTS
Comment sécuriser leur remboursement et leur déduction fiscale ?
L’essentiel à retenir
Le remboursement de frais kilométriques à un dirigeant, un associé ou un salarié ne peut pas reposer sur une simple estimation globale du nombre de kilomètres parcourus.
Pour être admise en déduction du résultat fiscal de l’entreprise, la dépense doit être :
- engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise ;
- réelle et effectivement supportée ;
- précisément évaluée ;
- correctement comptabilisée ;
- appuyée par des justificatifs suffisamment probants.
En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure d’établir la réalité de chaque déplacement professionnel, d’identifier le véhicule utilisé et d’expliquer précisément le calcul du remboursement.
À défaut, les conséquences peuvent intervenir à deux niveaux :
- la charge est réintégrée dans le résultat imposable de l’entreprise ;
- les sommes remboursées ou inscrites au crédit du compte courant de l’associé peuvent être imposées entre ses mains comme revenus distribués.
1. Une décision récente particulièrement instructive
Dans un arrêt du 25 juin 2026, la cour administrative d’appel de Toulouse a examiné la situation d’une société ayant remboursé des indemnités kilométriques à deux personnes physiques qui étaient à la fois dirigeantes et associées de la société.
Les indemnités avaient été comptabilisées en charges par la société et inscrites pour des montants identiques au crédit des comptes courants des associés.
À la suite d’une vérification de comptabilité, l’administration fiscale a remis en cause la déduction de ces frais. La cour a confirmé les rectifications opérées par l’administration.
Les justificatifs présentés par la société
Pour établir la réalité des déplacements, la société avait notamment produit :
- des factures de clients sur lesquelles avaient été ajoutées des mentions manuscrites relatives aux circuits visités et aux kilomètres parcourus ;
- un relevé manuscrit des kilomètres prétendument parcourus ;
- le calcul des indemnités kilométriques correspondantes ;
- des attestations de participation à différentes compétitions automobiles.
Ces éléments permettaient éventuellement de rendre vraisemblable la présence des dirigeants sur certains lieux, mais ils ne permettaient pas de démontrer avec une précision suffisante la réalité et le montant exact des kilomètres professionnels remboursés.
La société n’avait notamment pas apporté d’éléments contemporains permettant :
- d’identifier précisément les véhicules utilisés pendant les exercices contrôlés ;
- de connaître leur puissance fiscale ;
- de vérifier les itinéraires et les distances ;
- de rapprocher les déplacements déclarés de pièces extérieures telles que des factures de péage, de stationnement ou de carburant ;
- de contrôler la cohérence générale du kilométrage déclaré.
La cour a également relevé que les photographies d’un véhicule utilitaire et le certificat d’assurance produits concernaient une période postérieure aux exercices contrôlés. Ils ne permettaient donc pas d’établir quel véhicule avait été utilisé au moment des déplacements litigieux.
2. Pourquoi la charge a-t-elle été rejetée ?
L’article 39 du Code général des impôts prévoit que le bénéfice imposable est déterminé après déduction des charges supportées par l’entreprise. Les remboursements de frais et indemnités versés aux dirigeants ne sont toutefois déductibles que s’ils correspondent à une dépense réelle, justifiée et engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
Il appartient en premier lieu à l’entreprise de justifier :
- le principe même de la dépense ;
- sa nature professionnelle ;
- son montant ;
- la correction de son inscription en comptabilité.
Cette justification doit être apportée par des éléments suffisamment précis concernant la nature de la charge, son montant et la contrepartie retirée par l’entreprise. Ce n’est qu’après la production de tels éléments qu’il appartient, le cas échéant, à l’administration de démontrer que la charge n’est pas déductible.
Dans l’affaire jugée, la cour n’a pas contesté que les dirigeants avaient probablement participé à certains évènements professionnels. Elle a cependant estimé que les pièces produites ne permettaient pas de déterminer avec suffisamment de précision le montant des kilomètres réellement parcourus pour les besoins de la société.
La vraisemblance d’un déplacement ne suffit donc pas : l’entreprise doit également démontrer son kilométrage, son objet professionnel et le véhicule utilisé.
3. Une seconde conséquence fiscale pour les associés
Les sommes litigieuses avaient été inscrites au crédit des comptes courants d’associés des dirigeants.
Or, l’article 109 du Code général des impôts (effet Kiss pas Cool du tout ) considère notamment comme revenus distribués les sommes mises à la disposition des associés, actionnaires ou porteurs de parts et non prélevées sur les bénéfices.
L’inscription d’une somme au crédit d’un compte courant d’associé constitue en principe une mise à disposition, même si l’associé ne retire pas immédiatement les fonds de la société.
Dès lors que les associés n’ont pas réussi à démontrer que les sommes créditées correspondaient au remboursement de frais professionnels réels et justifiés, la cour a confirmé leur imposition dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers.
Une insuffisance documentaire peut ainsi entraîner simultanément :
| Pour la société | Pour le dirigeant ou l’associé |
|---|---|
| Réintégration des frais kilométriques dans le résultat imposable | Imposition des sommes comme revenus distribués |
| Rappel d’impôt sur les sociétés | Impôt sur le revenu et prélèvements sociaux |
| Intérêts de retard | Intérêts de retard |
| Éventuelles majorations | Éventuelles majorations |
4. Le barème kilométrique ne dispense pas de justificatifs
L’utilisation du barème kilométrique publié annuellement par l’administration fiscale constitue seulement une méthode d’évaluation du coût d’utilisation du véhicule.
Elle ne prouve pas que les déplacements ont réellement été effectués.
L’administration admet que les indemnités kilométriques versées aux dirigeants ou cadres utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise soient assimilées à des remboursements de frais réels à deux conditions principales :
- elles doivent être calculées en fonction du nombre exact de kilomètres parcourus ;
- le taux appliqué ne doit pas dépasser celui résultant du barème administratif.
L’entreprise doit donc toujours pouvoir justifier :
- le véhicule effectivement utilisé ;
- sa puissance fiscale ;
- la fréquence des déplacements ;
- leur importance ;
- leur durée ;
- leur caractère professionnel ;
- les distances parcourues.
L’administration indique notamment que la carte grise, les justificatifs d’assurance, les factures d’entretien ou de réparation et les éléments relatifs au kilométrage du véhicule peuvent être demandés.
Une précision importante concernant les factures de carburant
L’arrêt du 25 juin 2026 mentionne l’absence de factures de carburant ou de péage parmi les insuffisances du dossier.
Il ne faut cependant pas en conclure qu’une facture de carburant doit obligatoirement être jointe à chaque note de frais kilométriques. Le barème kilométrique inclut déjà notamment le carburant, l’assurance, l’entretien, les réparations, les pneumatiques et la dépréciation du véhicule.
Les tickets de carburant, de péage ou de stationnement peuvent néanmoins constituer des éléments extérieurs utiles pour corroborer les dates, lieux et itinéraires indiqués sur les relevés kilométriques.
Le dossier doit être apprécié dans son ensemble : plus les déplacements sont nombreux, éloignés ou importants, plus les éléments de corroboration doivent être solides.
5. Les informations à faire figurer sur chaque relevé kilométrique
Pour chaque déplacement, la note de frais ou le relevé kilométrique devrait au minimum mentionner :
| Information | Exemple |
| Identité du bénéficiaire | Mme X, présidente |
| Date du déplacement | 15 septembre 2026 |
| Lieu de départ | Dunkerque |
| Destination | Lille |
| Objet précis | Rendez-vous client – société ABC |
| Dossier ou client concerné | Dossier ABC |
| Itinéraire particulier, le cas échéant | Passage par Hazebrouck |
| Kilométrage aller-retour | 164 km |
| Véhicule utilisé | Peugeot 308 |
| Immatriculation | AB-123-CD |
| Puissance fiscale | 5 CV |
| Barème appliqué | Barème fiscal applicable à l’année |
| Montant calculé | 164 km × tarif applicable |
| Péages ou stationnements ajoutés | Sur justificatifs séparés |
| Pièces jointes | Invitation, agenda, péage, compte rendu |
Les mentions « déplacement client », « prospection » ou « rendez-vous professionnel » sont trop générales lorsqu’elles ne permettent pas d’identifier la personne rencontrée, le dossier concerné ou la finalité du déplacement.
6. Les justificatifs à conserver dans le dossier permanent du véhicule
Pour chaque véhicule utilisé dans le cadre professionnel, il est recommandé de conserver :
- une copie du certificat d’immatriculation ;
- un justificatif de propriété, de location ou de mise à disposition du véhicule ;
- le justificatif de sa puissance fiscale ;
- une copie du contrat ou de l’attestation d’assurance ;
- les factures d’entretien et de réparation ;
- les relevés du compteur kilométrique disponibles ;
- les contrôles techniques ;
- le kilométrage approximatif au début et à la fin de chaque exercice ;
- le barème fiscal utilisé pour chaque année ;
- lorsque le véhicule est prêté, les éléments démontrant que le bénéficiaire supporte effectivement les dépenses couvertes par le barème.
Lorsque plusieurs véhicules sont utilisés, le calcul doit être effectué séparément pour chacun d’eux. Il ne faut pas regrouper l’ensemble des kilomètres parcourus avec différents véhicules pour leur appliquer un barème unique.
7. Les pièces permettant de corroborer les déplacements
Selon la nature de l’activité, les relevés kilométriques peuvent utilement être rapprochés des éléments suivants :
- agendas professionnels ;
- courriels de prise de rendez-vous ;
- convocations ou invitations ;
- bons d’intervention ;
- rapports de visite ;
- comptes rendus de réunion ;
- devis ou contrats signés ;
- factures adressées aux clients visités ;
- tickets de péage ;
- justificatifs de stationnement ;
- réservations d’hôtel ;
- billets ou inscriptions à des salons professionnels ;
- historique d’un logiciel de gestion des interventions ;
- données de géolocalisation utilisées conformément à la réglementation applicable ;
- attestations établies par des tiers contemporaines du déplacement.
Une attestation établie plusieurs années après le déplacement ou un tableau reconstitué à l’occasion du contrôle présente nécessairement une valeur probante plus faible qu’une note de frais établie et validée au moment du déplacement.
8. Les erreurs les plus fréquemment constatées
Les pratiques suivantes sont particulièrement exposées à une remise en cause :
- établir un relevé global en fin d’année ;
- déclarer un nombre arrondi de kilomètres chaque mois ;
- utiliser systématiquement la même distance sans préciser les lieux visités ;
- ne pas identifier les clients ou dossiers concernés ;
- ne pas indiquer le véhicule utilisé ;
- appliquer le barème sans connaître la puissance fiscale du véhicule ;
- utiliser un véhicule appartenant à la société tout en demandant des indemnités kilométriques personnelles ;
- rembourser séparément le carburant, l’assurance ou l’entretien alors que ces dépenses sont déjà couvertes par le barème ;
- comptabiliser directement les remboursements en compte courant d’associé sans note de frais détaillée ;
- produire des justificatifs concernant un autre exercice ou un autre véhicule ;
- reconstituer les déplacements plusieurs années après leur réalisation.
Les frais de péage et de stationnement ne sont pas compris dans le barème kilométrique. Ils peuvent être remboursés en supplément, mais uniquement sur production de justificatifs.
9. La procédure recommandée par le cabinet A3C
Afin de sécuriser la déduction des frais kilométriques, le cabinet recommande la procédure suivante.
Au moment du déplacement
Le dirigeant ou le salarié renseigne immédiatement la date, le lieu de départ, la destination, l’objet professionnel, le client ou dossier concerné, le véhicule utilisé et le kilométrage parcouru.
À la fin de chaque mois
Une note de frais récapitulative est établie. Elle est accompagnée des pièces justificatives disponibles et du calcul effectué selon le barème applicable.
Avant le remboursement
La note de frais est contrôlée et approuvée par une personne habilitée. Dans les petites structures, cette validation peut prendre la forme d’une signature, d’un visa électronique ou d’une décision formalisée de la direction.
Lors de la comptabilisation
Le montant comptabilisé doit être strictement identique au montant figurant sur la note de frais validée.
L’inscription au crédit du compte courant d’un associé ne dispense aucunement de constituer le dossier justificatif. Au contraire, elle crée immédiatement une créance de l’associé sur la société et peut, en cas de défaut de justification, être regardée comme une mise à disposition imposable.
À la clôture de l’exercice
Une vérification annuelle doit permettre de contrôler :
- la cohérence entre les kilomètres professionnels et le kilométrage total du véhicule ;
- la correspondance entre les déplacements et l’activité de l’entreprise ;
- l’identification de tous les véhicules utilisés ;
- l’utilisation du bon barème ;
- l’absence de double remboursement ;
- la présence des justificatifs essentiels.
Conclusion
Un remboursement de frais kilométriques ne peut pas être sécurisé par la seule production d’un tableau indiquant des dates, des destinations et des kilomètres.
Le dossier doit permettre à un contrôleur extérieur de répondre clairement à quatre questions :
- Pourquoi le déplacement a-t-il été effectué ?
- Quel véhicule a été utilisé ?
- Quelle distance a réellement été parcourue ?
- Comment le montant remboursé a-t-il été calculé ?
L’arrêt de la cour administrative d’appel de Toulouse du 25 juin 2026 montre que la réalité générale d’une activité professionnelle ou la participation à des évènements ne suffit pas à justifier le montant exact des indemnités kilométriques.
Une documentation établie au fil de l’eau, cohérente avec les agendas et les dossiers clients, constitue la meilleure protection contre une réintégration fiscale et contre l’imposition personnelle du dirigeant ou de l’associé.
Le cabinet A3C reste à votre disposition pour mettre en place un modèle de relevé kilométrique et une procédure de validation adaptée à votre entreprise.
Source :
Arrêt de la cour administrative d’appel de Toulouse du 25 juin 2026
